e-Doręczenia 2025

Od 2025 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla firm. To nowoczesne rozwiązanie ma być cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego. Brzmi jak rewolucja? Niestety, rzeczywistość pokazuje, że wdrożenie nowego systemu nie jest tak proste, jak się wydaje.

W Kancelarii Mochnacz od 25 lat pomagamy przedsiębiorcom odnaleźć się w gąszczu przepisów. Dlatego postanowiliśmy sprawdzić, jak e-Doręczenia działają w praktyce.

Czym są e-Doręczenia Poczta Polska?

e-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej drogą elektroniczną. W perspektywie najbliższych lat wszystkie jednostki sektora publicznego, przedsiębiorcy oraz przedstawiciele zawodów zaufania publicznego będą zobowiązani do posiadania oficjalnego adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji właśnie w tej formie.

E-doręczenia – dla kogo obowiązkowe?

Od 2025 roku korzystanie z e-Doręczeń stanie się obowiązkowe dla:

• Organy administracji rządowej i ich jednostki budżetowe.
• Organy władzy publicznej (np. ZUS, KRUS, NFZ).
• Agencje wykonawcze, państwowe fundusze celowe.
• Publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, PAN.
• Instytucje kultury, inne państwowe i samorządowe osoby prawne.
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne (urzędy, OPS, szkoły).
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, notariusze, lekarze, farmaceuci, psycholodzy itd.).
• Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025 r. (spółki, fundacje, stowarzyszenia z działalnością gospodarczą).

Warto dodać, że dla wielu podmiotów obowiązek ten już dziś jest faktem.

Testujemy e-Polecony – teoria kontra rzeczywistość

Postanowiliśmy przetestować system, wysyłając e-Polecony między dwoma firmami.

Efekt? Już przy pierwszej próbie pojawił się błąd – system informował o „nieznanym adresie odbiorcy”, mimo że skrzynki e-Doręczeń były poprawnie założone.

Dopiero po kilku dniach i wymianie wiadomości z Pocztą Polską, okazało się, że:

• samo założenie skrzynki e-Doręczeń to za mało,
• każda firma musi dodatkowo złożyć osobny wniosek,
• konieczna jest aktywacja usługi e-Polecony.

Bez tego e-Doręczenia nie działają prawidłowo.

Niewidoczny e-Polecony – pułapka powiadomień

Nawet po aktywacji usługi nie wszystko funkcjonuje bez zarzutu.

W naszym teście e-Polecony został technicznie dostarczony bardzo szybko, jednak przez kilka dni pozostawał niewidoczny w skrzynce odbiorczej. Wiadomość pojawiła się dopiero po zaakceptowaniu mało widocznego powiadomienia.

To ważna informacja – wielu użytkowników może nawet nie zauważyć, że otrzymało istotną korespondencję.

Czy e-Doręczenia zastąpią tradycyjne listy polecone?

W teorii e-Doręczenia mają uprościć kontakt z urzędami. W praktyce jednak:

• nie zastąpią listów poleconych z sądów czy prokuratury,
• niektórych przesyłek nie można przekierować cyfrowo,
• wciąż jesteśmy zobowiązani do odbioru fizycznej korespondencji w placówce pocztowej.

To oznacza, że pełna cyfryzacja korespondencji urzędowej pozostaje celem na przyszłość, a nie rzeczywistością tu i teraz.

Wnioski: cyfrowa przyszłość z tradycyjnymi ograniczeniami

Nasze doświadczenia z e-Doręczeniami pokazują, że system ten jest potrzebny i funkcjonalny, ale jego wdrożenie bywa skomplikowane i nieintuicyjne. Wieloetapowy proces aktywacji oraz brak pełnej integracji z sądami i instytucjami ograniczają jego praktyczne zastosowanie.

Czy e-Doręczenia są przyszłością? Tak.
Czy obecna forma wymaga dopracowania? Zdecydowanie tak.

Jak przygotować firmę na e-Doręczenia?

• Załóż skrzynkę e-Doręczeń na platformie gov.pl.
• Złóż wniosek o aktywację usługi e-Polecony.
• Upewnij się, że Twoi kontrahenci również aktywowali e-Polecony.
• Regularnie sprawdzaj skrzynkę oraz system powiadomień.
• Zaplanuj odbiór tradycyjnych listów poleconych, szczególnie z sądów.